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RESEÑA CONVENIO HCCH SOBRE LA APOSTILLA DE 1961 CONVENIO DE 5 DE OCTUBRE DE 1961 POR EL QUE SE SUPRIME LA EXIGENCIA  DE LEGALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS 
La necesidad de presentar documentos públicos en el extranjero ha incrementado a la par de la movilidad e interacciones transfronterizas a nivel global.
En muchos casos, con el fin de asegurar la autenticidad de los documentos públicos, se solicita que los documentos sean legalizados. Este es un proceso largo, costoso, que generalmente requiere numerosas instancias y que involucra a varias autoridades.
El Convenio sobre la Apostilla reemplaza el engorroso proceso tradicional de legalización por una única formalidad: la emisión de un certificado llamado Apostilla.
 
 La Apostilla, emitida por el Estado de origen, certifica la autenticidad del origen de un documento público de manera que puede ser presentado en el extranjero, en otra Parte contratante del Convenio.
Este marco simplificado facilita la circulación de los documentos públicos a nivel internacional para individuos, familias y operadores comerciales.
Características principales del Convenio Ámbito de aplicación del Convenio El Convenio se aplica únicamente a los “documentos públicos” (artículo 1). El Convenio no define expresamente el concepto de “documento público”.
La naturaleza pública de un documento está determinada por el derecho del lugar del que procede (esto es, el Estado de origen). Se puede extender a cualquier documento que no sea un documento privado.
Si bien la lista no es exclusiva, el artículo 1 del Convenio provee diversos ejemplos: los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos judiciales del Estado, entre ellos los provenientes de un ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; los documentos administrativos; los documentos notariales; así como las certificaciones oficiales que hayan sido aplicadas sobre documentos privados, tales como certificaciones oficiales que registran el documento o su existencia en una fecha determinada, y autenticaciones notariales de firmas.
En la práctica, las Apostillas son expedidas en la mayoría de los casos para certificados de estado civil como, por ejemplo, las actas de nacimiento, de matrimonio o de defunción; las autenticaciones notariales de firmas; los diplomas y otros documentos académicos. La expedición y verificación de Apostillas
Las Apostillas pueden ser expedidas únicamente por una Autoridad Competente designada formalmente por la Parte contratante (artículo 6). La Oficina Permanente no expide Apostillas. 
La Autoridad Competente emitirá la Apostilla una vez que considere auténtica la firma, el timbre o el sello del documento público.
La Apostilla puede ser emitida en formato papel o electrónico (una e-Apostilla) y debe ser adjuntada a dicho documento público (artículo 4). Cada Apostilla deberá tener el título “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” y diez términos estándar numerados (de los cuales cuatro hacen referencia al documento público y seis a la Autoridad Competente que emite la Apostilla).
 Las Autoridades Competentes deben llevar un registro de todas las Apostillas que se expiden y, si se solicita, deberá comprobar si las anotaciones que contiene la Apostilla se ajustan a las del registro (artículo 7).
 El efecto de una Apostilla El único efecto de una Apostilla es certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido (artículo 5).
 
La Apostilla autentica el contenido del documento público subyacente. Función de las autoridades Las Partes contratante deben designar a las autoridades competentes para emitir Apostillas cuando se convierten en Partes en el Convenio (artículo 6).
 
Cada Parte contratante es libre para determinar la identidad y cantidad de Autoridades Competentes. Acorde a los dispuesto en el Convenio, las Autoridades Competentes desempeñan tres funciones esenciales: verificar la autenticidad (el origen) de los documentos públicos; emitir Apostillas; y llevar un registro de las Apostillas emitidas para facilitar, si es que se solicita, la verificación de una Apostilla.
 
 El Programa de Apostillas Electrónicas (e-APP) En el año 2006, se lanzó el Programa Piloto de Apostillas Electrónicas para promover y asistir la implementación de tecnología de acuerdo a lo dispuesto en el Convenio sobre la Apostilla. Permite mejorar la accesibilidad y utilización del Convenio por medio de tecnología generalmente disponible.
 
El e-APP está compuesto por dos elementos: la e-Apostilla y el e-Registro. Una e-Apostilla es una Apostilla emitida de manera electrónica y firmada por medio de la firma digital con un certificado digital. La e-Apostilla puede ser emitida en documentos en formato papel o electrónicos que han sido escaneados. Un e-Registro es un registro electrónico de acceso público y que permite, a toda persona interesada, verificar su Apostilla en línea.
 
CONVENIO SOBRE APOSTILLA [1] SUPRIMIENDO LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS
 
(HECHO EL 5 DE OCTUBRE DE 1961)
 
 
 
Los Estados signatarios del presente Convenio,
 
Deseando suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros,
 
Han resuelto concluir un Convenio a tal efecto y han acordado las disposiciones siguientes:
 
 
 
Artículo 1
 
El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
 
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
 
a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
 
b) los documentos administrativos;
 
c) los documentos notariales;
 
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
 
Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:
 
a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
 
b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o  aduanera.
 
Artículo 2
 
Cada Estado contratante eximirá de legalización a los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban ser presentados en su territorio. La legalización, en el sentido del presente Convenio, sólo cubrirá la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efecto certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente.
 
Artículo 3
 
La única formalidad que pueda exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, será la fijación de la Apostilla descrita en el artículo 4, expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento.
 
Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento deba surtir efecto, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalización al propio documento.
 
Artículo 4
 
La Apostilla prevista en el artículo 3, párrafo primero, se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo y deberá acomodarse al modelo anejo al presente Convenio.
 
Sin embargo, la Apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. El título "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" deberá mencionarse en lengua francesa.
 
Artículo 5
 
La Apostilla se expedirá a petición del signatario o de cualquier portador del documento.
 
Debidamente cumplimentada, certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documente lleve.
 
La firma, sello o timbre que figuren sobre la Apostilla quedarán exentos de toda certificación.
 
Artículo 6
 
Cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla prevista en el párrafo primero del artículo 3.
 
Cada Estado contratante notificará esta designación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquier modificación en la designación de estas autoridades.
 
Artículo 7
 
Cada una de las autoridades designadas conforme al artículo 6 deberá llevar un registro o fichero en el que queden anotadas las Apostillas expedidas, indicando:
 
a) el número de orden y la fecha de la Apostilla,
 
b) el nombre del signatario del documento público y la calidad en que haya actuado o, para los documentos no firmados, la indicación de la autoridad que haya puesto el sello o timbre.
 
A instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la Apostilla deberá comprobar si las anotaciones incluidas en la Apostilla se ajustan a las del registro o fichero.
 
Artículo 8
 
Cuando entre dos o más Estados contratantes exista un tratado, convenio o acuerdo que contenga disposiciones que sometan la certificación de una firma, sello o timbre a ciertas formalidades, el presente Convenio sólo anulará dichas disposiciones si tales formalidades son más rigurosas que las previstas en los artículos 3 y 4.
 
Artículo 9
 
Cada Estado contratante adoptará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares procedan a legalizaciones, en los casos en que el presente Convenio prevea la exención de las mismas.
 
Artículo 10
 
El presente Convenio estará abierto a la firma de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, así como de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
 
Será ratificado, y los instrumentos de ratificación se depositarán en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
 
Artículo 11
 
El presente Convenio entrará en vigor a los sesenta días del depósito del tercer instrumento de ratificación previsto en el párrafo segundo del artículo 10.
 
El Convenio entrará en vigor, para cada Estado signatario que lo ratifique posteriormente, a los sesenta días del depósito de su instrumento de ratificación.
 
Artículo 12
 
Cualquier Estado al que no se refiera el artículo 10, podrá adherirse al presente Convenio, una vez entrado éste en vigor en virtud del artículo 11, párrafo primero. El instrumento de adhesión se depositará en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
 
La adhesión sólo surtirá efecto en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hayan formulado objeción en los seis meses siguientes a la recepción de la notificación a que se refiere el artículo 15, letra d). Tal objeción será notificada al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
 
El Convenio entrará en vigor entre el Estado adherente y los Estados que no hayan formulado objeción a la adhesión a los sesenta días del vencimiento del plazo de seis meses mencionado en el párrafo precedente.
 
Artículo 13
 
Todo Estado podrá declarar, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, que el presente Convenio se extenderá a todos los territorios de cuyas relaciones internacionales esté encargado, o a uno o más de ellos. Esta declaración surtirá efecto en el momento de la entrada en vigor del Convenio para dicho Estado.
 
Posteriormente, cualquier extensión de esta naturaleza se notificará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
 
Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que haya firmado y ratificado el Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 11. Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que se haya adherido al Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 12.
 
Artículo 14
 
El presente Convenio tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor conforme al párrafo primero del artículo 11, incluso para los Estados que lo hayan ratificado o se hayan adherido posteriormente al mismo.
 
Salvo denuncia, el Convenio se renovará tácitamente cada cinco años.
 
La denuncia deberá notificarse al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos al menos seis meses antes del vencimiento del plazo de cinco años.
 
Podrá limitarse a ciertos territorios a los que se aplique el Convenio.
 
La denuncia sólo tendrá efecto con respecto al Estado que la haya notificado. El Convenio permanecerá en vigor para los demás Estados contratantes.
 
Artículo 15
 
El Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos notificará a los Estados a que se hace referencia en el artículo 10, así como a los Estados que se hayan adherido conforme al artículo 12:
 
a) las notificaciones a las que se refiere el artículo 6, párrafo segundo;
b) las firmas y ratificaciones previstas en el artículo 10;
c) la fecha en la que el presente Convenio entrará en vigor conforme a lo previsto en el artículo 11, párrafo primero;
d) las adhesiones y objeciones mencionadas en el artículo 12 y la fecha en la que las adhesiones hayan de tener efecto;
e) las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que tendrán efecto;
f) las denuncias reguladas en el párrafo tercero del artículo 14.
 
En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman el presente Convenio.
 
Hecho en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en francés e inglés, haciendo fe el texto francés en caso de divergencia entre ambos textos, en un solo ejemplar, que deberá depositarse en los archivos del Gobierno de los Países Bajos y del que se remitirá por vía diplomática una copia auténtica, a cada uno de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, y también a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía.
 

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